关于做好2022年度各类文件材料归档的通知
各二级单位、党政管理部门：
为确保2022年度各类档案材料能系统、规范、及时地进行归档并提供利用，请各单位严格按照学校《各部门文件材料归档范围和保管期限表》（附件1）的要求，认真做好本单位具有保存价值的各种文字、图表、照片、光盘等不同载体材料的收集、整理、分类与归档工作。现将具体要求通知如下：
一、归档内容
各类归档文件材料须为原件。
（一）具有保存价值的各类文件材料
1.经OA系统流转的各类文件材料：与学校相关的上级来文、学校发文（广字头文号）、部门请示通知等发文、合同协议、使用印章申请表、法人证书身份证使用申请表、督办督查事项立项表、会议室申请表、公务使用登记表、群众来访处理表、法律事务咨询登记表、设备维修申请表、疫情防控期间校外因公需要进校来访申请表等。
2.未经OA系统流转的各类文件材料：部门年度总结及下一年要点、业务年报报表、会议记录及纪要、主办的重要活动或会议整套材料、各类招生录取名册、招生简章、毕业生去向表、各层次毕业证学位证样本、各类花名册、登记表等以及其他属于归档范围的文件材料。
（二）各类项目档案
包括学籍档案、学位档案、科研项目档案、基建项目档案、招标项目档案、项目验收档案、财务档案、出版档案、已故人员档案等。
（三）具有保存价值的其他载体的档案
包括照片、光盘、U盘、移动硬盘等各类声像档案，以及奖状、奖牌、奖杯、锦旗、字画、牌匾、礼品等各类实物档案。
二、归档要求
（一）电子文档的归档及信息录入要求
1.经OA系统流转的各类文件材料
（1）按照信息中心的《广中医各部门档案归档操作手册》（附件2）的步骤，在协同办公系统上点击归档，无须再录入档案管理平台。
（2）合同类材料点击归档时，需补充合同名称和签订日期。名称以纸质合同上的标题为准。如采购合同、信息化项目合同、技术服务转化合同、广州市建设施工合同等合同模板标题。签订日期以纸质合同双方签订的最后日期为准。
2.未经OA系统流转的各类文件材料
按照《广州中医药大学档案管理系统文件录入要求（2023年）》（附件3），将已整理好的文件材料的有关信息依次录入学校档案管理系统（网址略，详情请登录内部协同办公系统查看），并上传相应的电子文档，内容应与文件定稿内容、版式等信息相符，并提取全文以便日后实现全文检索。无电子文档的可以不上传，但有关信息须录入档案管理系统。
（二）纸质文件材料移交份数要求
1.广中医党、广中医党办、广中医政、广中医校等学校广字头字号的发文（密件除外），移交一式两份；
2.学校及部门年度总结、下一年度工作要点或计划，移交一式两份；
3.其他需移交纸质文件材料的均只移交一式一份；
4.普发性外来文件、使用印章申请表、法人证书身份证使用申请表、会议室申请表、公务用车申请表、设备维修申请表、疫情防控期间校外因公需要进校来访申请表等无需移交纸质文件材料。
（三）纸质文件材料打印要求
1.发文类：打印内容以经OA流转审批确定的定稿为准，包括正文、附件以及公文审批单。公文审批单无须加盖部门公章。纸质版只移交已加盖公章的正式红头文件。打印内容应齐全完整，不得缺页漏页，尽可能标识清楚页码。
2.收文类：仅打印上级发给学校的批复文件以及与学校相关的外来文件，包括文件批阅表、正文以及附件。文件批阅表无须加盖公章。
3.合同类：打印内容以经OA流转审批确定的定稿为准，包括合同正文、合同本身附件以及对外签约授权表，合同必须移交双方已完成签订加盖印章的原件。对外签约授权表无须加盖公章。与合同相关的如询价、招标、上会等材料无须打印纸质材料。
4.表单类：包括督查督办事项、群众来访、法律事务咨询等表单。打印经OA流转审批的表单以及相关附件材料，并加盖承办部门公章。如督查督办事项立项表应加盖党委办公室公章，群众来访处理表、法律事务咨询登记表应加盖校长办公室公章。
5.未经OA系统流转的其他纸质材料：根据实际情况完整打印并加盖相应的公章。
（四）纸质文件材料整理要求
1.所有归档文件材料不再进行装订，已装订的应进行去钉处理，并以每份文件材料（包括正文、附件及公文审批单）为单位用回形针或长尾夹夹住固定。
2.发文类的文件材料按照正文、附件、公文审批单的顺序进行排序。收文类的文件材料按照外来收文批阅单、正文、附件的顺序进行排序。
3、每类文件材料按照同个文号从小到大的顺序进行排序，没有文号的按照时间顺序进行排序。
（五）其他
学籍档案、学位档案、科研项目档案、基建项目档案、招标项目档案、项目验收档案、财务档案、已故人员档案等项目档案、照片档案、实物档案按照相应规定进行移交。
三、归档时间
请各单位认真完成信息录入、信息核对、整理与分类等工作，并于2023年3月31日前将纸质文件材料移交到学校办公楼204房档案馆办公室。
党委办公室 档案馆
2023年3月6日
（附件略，详情请登录内部协同办公系统查看）
